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株主であることを証明する方法とその限界SERVICE&PROD

1 会社の謄本には、「株主」が誰で、何株を保持しているかは、書いてありません。

株式会社の所有者(オーナー)たる株主が誰であるかは、
株主本人にとっても、
株主が死亡した場合の相続人にとっても、
未公開株式を現株主から買おうと考えている人にとっても、
株主総会の招集通知を発送したり配当を実施しなければならない会社側にとっても、
非常に重要です。

司法書士にとっても重要です。
取締役の就任登記、商号変更、取締役会等の機関変更など、
登記申請の依頼を受けた場合、
適式な株主総会が開催され有効な決議がなされたことの前提として、
株主が誰であるかを確認させていただくべき場合が多くあるためです。

実務上は、会社内部で編集・保管している「株主名簿」や「確定申告書の別表二」などで現在の(基準日の)株主の一覧を確認させてもらうことが多いです。


というのも、日本には、「最新の株主が誰であるかに関する、公的機関(役所・裁判所などの官公署)から発行される、手軽に取得できる文書」は、ありません

法務局で誰でも取得できる会社の履歴事項全部証明書(会社登記簿謄本)には、「株主が誰であるか」は、書かれていません。
会社法に「株主が誰か」を登記する規定が無く(会社法911条3項参照)、「誰が、何株持っている株主なのか」は、法務局で登記ができないためです。

「代表取締役」「取締役」などの氏名は登記されていますが、これらは基本的に「株主から任命された職務遂行者」であり、会社のオーナーたる株主ではありません。株主が自身を取締役に選任したオーナー社長の場合は結果的に同一人ではありますが、謄本に現れるのは職務遂行者たる取締役の立場での名前にすぎず、株主であることの証明にはならない、ということです。

2 その他の文書による株主の証明の可能性


では、会社の謄本以外に、ある会社の株主が誰々でそれぞれ何株ずつ持っているかを証明できる公的文書があるかどうかも、検討してみます。

会社成立時の株主と株式譲受人との間の株式売買契約を公正証書で交わす場合(であっても譲渡制限株式の場合の譲渡承認が適式になされたかどうかの問題は残ります)の公正証書や、
裁判所に対し「株主の地位確認訴訟」を起こしその判決書と確定証明書があれば、株主が誰であるかに関する公的書面といえなくもないですが、これらを取得する労力はなかなかのものです。

他方、会社を設立する段階では、発起人(会社を設立する人)の住所と氏名(法人の場合は商号/名称と本店/主たる事務所)が、原始定款に必ず書かれます(会社法27条5号)。
発起人は、必ず出資をし、会社成立時点の株主になります。

そこで、(発起設立の方法による)会社設立時の定款を見れば、「会社が成立した瞬間における発起人である株主」がどこの誰であったかは、明らかとなります。
設立時の定款は公証人による認証もされているため、設立時の株主に関する公的証明書といえます。

しかし、募集設立(発起人以外にも出資をし株主となる者がいる設立方法)の場合は、定款に発起人以外の株主が書かれるわけではありません。
また、発起設立(発起人だけが出資をし株主になる設立方法)であっても、会社成立後、発起人であった株主が株式を誰かに売った場合も、定款に書かれている発起人は既に過去の株主です。

つまり、定款に書かれている発起人も、会社成立後は株主であるとは限らないため、原始定款をもってしても、最新の株主に関する公的証明にはなりにくいのが実情です。

3 株主名簿の編纂、又は、株主名簿管理人の選任

法律上は、自社が発行した株式について、誰が、いつ、何株取得したかは、
会社自身の責任で、株主名簿を作成・更新し、管理することとされています(会社法121条)。

株主の人数が多い、株式譲渡が頻繁にあるなどの事情により自社での株主名簿管理が困難である場合は、
株主名簿管理人(俗に「証券代行」とも言われます)を選任し、株主名簿の作成・更新を任せることもできます(会社法123条)。
この場合は、「株主名簿管理人がどこの誰であるか」は、登記されます(会社法911条3項11号)。

株券を発行する会社の場合は、株主は、前株主から株券の交付を受けるなどの方法により株券を所持することにより、株主の地位を主張する方法も考えられます。
ただし、株券が偽造されたものであるかどうかは、なかなか判断は難しいのが実情です。

歴史的に、株式会社は、多数の株主が出資をして成立し、各株主は株式を自由に譲渡できる形態がモデルケースであるところ、株主としては、株主名簿の管理を確実かつ適式にできる経営陣を選任すればよい、というのが、旧商法・会社法の立場であるものと推測します。
しかし、日本で登記されている株式会社のうち圧倒的多数は、未上場の、上場の予定もない、株主の変動がほとんどない閉鎖的な会社です。流動的な大衆資本を結集し大規模事業を行う公開会社を想定した株式会社の制度設計に、現実の多くの株式会社は馴染まない現状を、今後の会社法・商業登記法の立法政策により一層反映させるべき(株主の氏名や持株数など株主名簿記載事項を「登記したい会社は登記できるように」制度改正すべき)だと、山口司法書士は個人的には考えています。

4 株主の地位の証明方法の限界

上場企業など信託銀行などに株主名簿管理を委託しているケースであれば、適式な株主名簿の管理がされているのが通常です。

株主名簿管理人を選任せず、自社で株主名簿を管理している会社の場合は、株主は会社に対し、株主名簿の閲覧等の請求ができます(会社法125条2項)。
株式売買、株式の相続や遺産分割などにより株主に変動があったときは、株主名簿の更新を会社に求めることもできます(会社法133条等)。

問題は、株主名簿管理人を選任せず、かつ、自社で株主名簿の管理が適式にできていない場合です。
中小企業の中には、本業が多忙でここまで手が回らないケースもあるようです。
このような場合は、株主が自分の権利を行使するにあたり、支障が出てくることがあります。

中小企業にあっても、親族以外にも複数の株主がいて、株式の売買や相続などが年に数回くらいの頻度で発生する株式会社におかれましては、信頼できる人(専門業者や法律専門職)に、株主名簿管理人に就任してもらい株主名簿の作成・更新を委託するのも、株主が誰であるかを常に明確にしておくのに有益です。

別ページにて、株主名簿管理人制度の活用による株主の地位保全について も、解説しています。

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