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司法書士法人グリーンウイング(東銀座事務所)は、不動産及び会社・法人の登記を専門とする、中国語対応司法書士が常駐する事務所です。-

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会社・法人の登記の要否診断(既存の会社・法人向け)SERVICE&PRODUCTS

クライアントのなかには、本業がお忙しく、自社の登記について気を配るお時間がほとんどない方もいらっしゃいます。
人間ドックのような身体の健康管理と同様、会社・法人の登記されている状態について、定期的に司法書士による診断を受けることで、経営を続けるうえで登記は問題なくできているか知ることができ安心です。

会社その他の法人は、所定の事由が生じた後一定期間内に登記を申請することが義務づけられている事項が多数あります。
これらに気づかず時間が経過すると、過料が発生する課される過料の額が増え最大100万円に近づいていく、会社・法人が登記官の職権により解散登記がされるといった不利益をうける場合があります。

また、会社法の制定・改正、有限会社法の廃止により、かつてよりも自由度が高い会社の機関設計ができるようになっています。数十年前の機関設計のまま取締役会や監査役を置いているもののまったく機能しておらず取締役等の人材もいないような場合であれば、機関設計の見直しをしてみるのもいいでしょう。

以下に、登記の要否の診断ポイントをいくつかご紹介します。。

最後に登記を申請したのはいつか?

株式会社、一般社団法人、一般財団法人が、知らない間に強制的に消滅させられてしまう場合があります。

株式会社が12年以上、一般法人が5年以上、何の登記申請もせずにいると、解散したものとみなされ登記官の職権により解散の登記がされる制度があるためです。

法務省による「休眠会社・休眠一般法人の整理作業」と呼ばれ、令和元年度は、3万2711の株式会社と、1366の一般社団・一般財団法人が、これにより解散したものとみなされました。


仮に、12年(5年)の間に株式会社(一般法人)の登記事項証明書(履歴事項全部証明書など)や印鑑証明書を法務局で取得したことがあったとしても、これらは登記申請にはあたりません。

役員の任期規定の関係で、
株式会社であれば10年少々の期間内に、
一般社団法人・一般財団法人であれば2年少々の期間内に、
登記申請をしなければならない機会が、少なくとも1回は生じます。

前回の登記申請(設立登記、役員変更登記、機関の変更登記、増資など)から既に何年も経過しているという株式会社(一般社団法人・一般財団法人)の経営者の方は、

・既に登記をしなければならない何らかの原因は発生していないか?
・次にどのような事実が発生するといつ頃までに登記申請が必要か?

を把握しておくと、職権解散処分を避けられるでしょう。

株式会社、一般社団法人、一般財団法人の謄本や定款をご提供いただきましたら、弊所にて診断できます。

既にいない人が取締役、監査役、理事などとして名前が残っていないか?
任期はいつまでか?


会社・法人の謄本を見たところ、
@すでに死亡した人
A何年も前に退職した人
Bかつて経理や税務を外注するため監査役になってもらった時期があるが何年も音信不通の人
C近年有罪判決を受けた人
D破産した人
E認知症などにより後見開始決定を受け成年被後見人になった人(被保佐人も含みます)

以上のような方が、代表取締役、取締役、監査役、会計監査人、会計参与、代表理事、理事、監事、代表社員、業務執行社員など(役員等)として登記されている場合、退任の登記を検討するべきです。

また、任期満了日も要注意です。
登記されている役員等が、まったく問題ない現職の方である場合、
 @選任されたのはいつか
 A定款の任期規定はどうなっているか
 B事業年度の規定はどうなっているか
を検討し、
任期満了している場合は、総会で再任し重任登記の申請をするべきです(これを機に改選もできます)。
任期はまだ満了していない場合は、いつ任期満了することになるかを把握しておかれるとよいかと思います。。

自宅が会社本店(法人の主たる事務所)の場合で、転居等をしたとき


自宅兼事務所にしている場合で、住所が登記される代表取締役、代表理事など個人について、
@転居により住所が変わった
A婚姻・離婚・養子縁組などにより氏名が変わった
場合は、
市区役所・町村役場への個人の住所氏名の変更の届出とは別に、
法務局への、本店移転登記や、代表者の住所(氏名)変更登記などを、一定期間内に申請する必要があります。

機関設計は適切か?

かつての株式会社は、取締役会と監査役を必ず置く必要があったため、取締役3名以上、監査役1名以上の人材が必要でした。

しかし、現在の会社法の規定では、取締役会と監査役を置かなくてもよい株式会社がたくさんあります。取締役会と監査役を置かない会社であれば、役員の人材としては「取締役(である代表取締役)1名」がいれば足ります

一般社団法人においても「理事会」を置かなければ、「理事(である代表理事)1名」がいれば足ります

会社・法人の組織の規模、運営方針、役員を担える人材候補の人数など、諸事情を勘案の上、最適な機関設計をかなり自由に選択できます。

株式会社の株式の譲渡制限規定

株式会社の株式(≒会社の所有権持分)は、自由に譲渡することができるのが「原則」です。

しかし、圧倒的多数の株式会社(主に、上場していない中小企業)は、株式を自由に譲渡できないようにする「例外」を設けています。
多くの中小企業の経営者にとって、自社に関わってくることが好ましくない人が株式を取得し、経営に干渉してくることを避ける、つまり「自分の会社にしておく」ためです。
株式を自由に譲渡できないようにする定款の規定は「株式の譲渡制限規定」といわれ、この規定を定款に設けた場合、その旨を登記する必要があります。

「当会社の株式を譲渡により取得するには、●●●●の承諾を得なければならない。」
というように登記されます。

この譲渡制限規定の中で、「●●●●」の部分、譲渡を承諾をする機関をどこにするかは、慎重な検討をするべきです。

現在の株主を最も厚く保護できるのは、「株主総会の承諾」とする規定方法です。
このようにしておけば、一部の株主が自己の保有株を第三者に売却したとしても、株主総会の承諾がなければ、株式を買った人は株主として扱われない、ということです。

この他、株主の数が比較的多い場合などで、譲渡承認を円滑にするべく、「取締役会の承諾」や「代表取締役の承諾」としている会社もあります。このような譲渡承認機関にする場合は、株主としては、本当に信頼できる人を取締役・代表取締役に選任するべきことになります。

代表取締役の選び方

株式会社を代表する代表取締役を選ぶ方法は、以下の4とおりあります。

(1)取締役会を置く会社→取締役会で選定する。
(2)取締役会を置かない会社@:定款で決めておく。
(3)取締役会を置かない会社A:株主総会で代表取締役を選ぶ。
(4)取締役会を置かない会社B:定款の規定に基づく取締役の互選で選ぶ。

いずれも、メリットとデメリットがあります。
取締役会を置いているかどうか、株主総会の招集が容易な会社かどうか、機動的決定を確保する必要があるかなど、諸事情を勘案の上、最適な選び方を決めておくとよいと思います。

また、代表取締役は1人に限らず、複数登記することもできます。
取締役が複数いれば、そのうちの1人を代表取締役とすることも、そのうちの複数名(全員でも一部でも)を代表取締役とすることもできます。

登記されている事業目的は、事業計画の内容を網羅できているか?

会社・法人は、登記されている目的の範囲内の事業を行うことができるのが原則です。

会社も個人も社会の変化への柔軟な対応が求めれられる時代ですが、新しい事業を始める、新しい商材・サービスの取り扱いを始める際は、それが登記されている事業目的の範囲内かどうか、検討をするべきです。

登記されている目的の範囲内の事業ではないにも関わらず開始してしまった場合に問題となる典型事例としては、
株主(オーナー)が複数いる場合に、登記されていない新事業の着手に反対の株主が、新事業に関する取引の無効を主張したり、新事業に経費を支出した役員等に任務懈怠責任を追及したりする事態などが想定されます。

事業目的を追加・変更する場合は、株主総会の特別決議で定款の変更を決めたうえで、目的変更の登記を申請する必要があります。

目的の定め方は、「今後行う可能性がある事業」はすべて入れておくとよいかと思います(変更登記の都度3万円の登録免許税がかかります)。
また、監督官庁の許認可が必要な事業については、許認可の申請に支障がない書き方にするべきです。

具体的な書き方は、想定されている新事業の内容をお聞きした上、ご提案します。

医療法人の資産の総額の登記(毎年)

医療法人は、毎年の事業年度終了から一定期間内に、「資産の総額の変更登記」をしなければならないと規定されています。
また、2年ごとの「理事長の任期満了の時期」もこの資産総額変更登記と近い日になる場合があるため、併せて検証するとよいでしょう。


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